Low-Code-Automatisierung & KI in der Praxis – so nutzt Wilma n8n intern

Du verbringst zu viel Zeit mit wiederholten Tasks, verstreuten Notizen oder unklaren Prozessen? Willkommen im Club – deshalb haben wir unsere Abläufe automatisiert. Mit echten Workflows, nicht mit Templates.

  • Echte Effizienz statt Tool-Hopping – mit n8n, GPT & Co.
  • Klare Daten, weniger Abstimmung, strukturierte Entscheidungen
  • DSGVO-konform & selbst gehostet – keine Kompromisse bei sensiblen Prozessen
  • Was intern funktioniert, bringen wir in deine Prozesse
Lass uns über deine Abläufe sprechen

Warum wir selbst automatisieren – nicht nur beraten

Wir testen nichts am Kunden. Wir nutzen jeden Tag selbst, was wir empfehlen – von Meeting-Transkripten mit Whisper bis hin zu Monitoring-Flows für technische Fehler im Checkout.

Unsere internen Prozesse laufen über ein Low-Code-Setup mit n8n, GPT, SERP-API & Co. Dabei setzen wir nicht auf Tool-Masse, sondern auf Tool-Kompetenz: Wir entscheiden bewusst, wann ein klassischer Trigger reicht – und wann ein LLM wirklich sinnvoll ist.

Das meiste ist lokal gehostet – DSGVO-konform, performant, durchdacht. Kein Experiment, sondern praxiserprobter Standard.

Die Herausforderung

Wenn interne Prozesse wachsen, wächst oft das Chaos mit. Auch bei uns. Als Agentur mit Tech-Fokus haben wir gemerkt: Gute Tools helfen nicht, wenn Prozesse unklar sind – oder Entscheidungen auf Bauchgefühl basieren. Unsere typischen Pain Points:

  • Unnötige Meetings und Schleifen durch fehlende Automatisierung
  • Wissensverlust durch verstreute Infos und unklare Zuständigkeiten
  • Dateninkonsistenzen im Shop oder PIM, die spät auffallen
  • Wichtige KPIs, die keiner laufend im Blick hat
  • Aufwendige Lead-Recherche, die selten verwertbare Ergebnisse bringt
  • Entwickler, die mit Routineaufgaben statt echter Architektur beschäftigt sind

Unsere Lösung

Wir haben unsere Prozesse neu gedacht – und dann automatisiert. Auf Basis von n8n, GPT, Whisper, SERP-API & Co. Nicht mit Templates, sondern mit Plan. Ergebnis: strukturierte Workflows, klare Alerts, bessere Entscheidungen.

  • Content beginnt mit echten Notizen → GPT liefert Entwurf → finalisiert & automatisiert veröffentlicht via n8n
  • Produktdaten-Checks bei Speicherung: Pflichtfelder, Textqualität, SEO – validiert mit GPT & Regeln, Alerts in Slack
  • KPI-Überwachung nonstop: Checkout-Fails, Pagespeed, Traffic-Drops – mit automatischen Benachrichtigungen
  • Lead-Anreicherung aus Google Sheets + SERP-API + Regex-Matching – DSGVO-konform und effizient
  • Whisper läuft lokal → transkribiert Meetings, strukturiert Inhalte, erzeugt automatisch To-dos
  • Entwickler nutzen GPT für Snippets, Refactoring, Tests – aber keine Blackbox-KI für Architektur
  • Jedes Tool wird bewusst eingesetzt: Wir wissen, wann ein LLM hilft – und wann klassische Suche schneller ist

Was bei uns automatisiert läuft – ganz konkret

  • Meeting-Protokolle: aufgenommen, transkribiert, strukturiert – lokal mit Whisper
  • Content-Publishing: Notion → GPT-Entwurf → manueller Feinschliff → automatisches Live-Stellen
  • Kategorien prüfen wir automatisiert auf Lücken & Dubletten
  • Dev nutzt GPT nur für Snippets, Doku, Tests – nicht für Architektur
  • Jede neue UX-Komponente wird automatisch auf Pagespeed & Web Vitals geprüft
  • Weekly Intelligence liefert Updates zu „DSGVO & AI“ – per SERP, GPT, RSS & Perplexity

All das läuft bei uns – im Hintergrund, aber mit klarem Plan. Kein Hype, sondern Handwerk.

Von Prozessanalyse bis Team-Enablement – Automatisierung als Kulturbaustein

  • Status-Checks, die Projektstände automatisiert abfragen – statt Slack-Reminder
  • Dynamische Onboardings via GPT + Templates – kein PDF-Wälzen mehr
  • Meeting-Ergebnisse landen als To-dos im Projekt-Board – automatisch zugewiesen
  • n8n-Schulungen intern – mit Guidelines zu DSGVO & Verantwortlichkeiten

So wird Automatisierung zum Teil der Kultur – nicht nur zum Tool im Hintergrund.

Das Ergebnis

Unsere Automatisierungen laufen stabil im Hintergrund – ohne Hype, aber mit Wirkung: weniger Abstimmungsaufwand, klarere Prozesse, bessere Datenlage. Aufgaben, die früher in Slack oder Mails verloren gingen, sind heute Teil sauberer Workflows. Monitoring, Datenprüfung, Content-Erstellung – alles läuft dokumentiert, nachvollziehbar und teamfähig.

Das entlastet nicht nur einzelne Rollen, sondern schafft spürbar bessere Ergebnisse im Projektalltag. Und genau das übertragen wir auch in Kundenprojekte – auf Augenhöhe, ohne Bullshit.

Wilma Automatisierung

Warum Wilma?

Wir bauen keine Templates nach – wir entwickeln Lösungen, die funktionieren. Bei uns gibt es keine Tools um der Tools willen. Wir wissen, wann ein klassischer Trigger reicht, wann ein LLM sinnvoll ist – und wann man besser gar nichts automatisiert.

Unsere Entwickler wissen: GPT hilft bei Snippets, aber nicht bei Sylius 2 – da braucht es Erfahrung. Und weil wir unsere eigenen Prozesse kritisch durchleuchten, sehen wir auch bei dir schneller, wo’s hakt. Egal ob Produktdaten, Lead-Pipeline oder Checkout-Funnel.

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