Intelligentes Mitarbeiter-Onboarding & Offboarding

Ausgangssituation:

Neue Mitarbeiter einarbeiten kostet Zeit. Offboardings sind oft lückenhaft. Wissen verschwindet in Mails, Tickets oder Köpfen.

Das Ergebnis: ineffiziente Übergaben, wiederkehrende Fragen, Sicherheitsrisiken.

 

Unser Ansatz:

Wir automatisieren den Wissenstransfer – mit KI-gestützten Agents, die Fragen beantworten, Dokumente bereitstellen und Aufgaben koordinieren.

Die Lösung läuft On-Prem oder in deiner bestehenden Systemlandschaft – z. B. integriert in Intranet, Slack oder dein DMS.

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Beschreibung / Intelligentes Mitarbeiter-Onboarding & Offboarding

Was das konkret bedeutet:

  • Onboarding: Der Agent begleitet neue Mitarbeiter durch die ersten Tage – erklärt Prozesse, Zugänge, Tools, Ansprechpartner.

  • Offboarding: Automatische Checklisten, Reminder und Dokumentation sorgen für saubere Übergaben – inklusive Rechteverwaltung.

  • Teamwissen: Durch Integration mit Wissenssystemen (z. B. Confluence, Notion, SharePoint) bleibt Wissen im Unternehmen.

Technische Basis:

  • Lokale LLMs oder OpenAI-Anbindung – je nach Datenschutzanforderung

  • n8n-Automatisierungen für Rechtevergabe, Zugänge, Offboarding-Workflows

  • Optionale Anbindung an HR-Systeme oder Benutzerverzeichnisse (LDAP, Azure AD)

Ergebnis:

Weniger Einarbeitungsaufwand, mehr Transparenz und keine offenen To-dos beim Mitarbeiterwechsel.

Der Agent ist nicht „ein weiteres Tool“, sondern ein Baustein eurer internen KI-Infrastruktur – skalierbar und anpassbar.

Zielgruppe:

Unternehmen ab 10 Mitarbeitenden, die ihre Prozesse dokumentieren und automatisieren wollen, ohne Wissen zu verlieren.

Warum mit WilMa Digital

Wir kombinieren technische Exzellenz mit betriebswirtschaftlichem Denken.

  • 15 + Jahre Erfahrung in E-Commerce, Datenarchitektur und Automatisierung

  • Business-Perspektive: Mone Wildenberg – Wirtschaftsrecht & zertifizierte AI-Leadership-Expertin

  • Technische Tiefe: Andreas Mautz – Wirtschaftsinformatik, KI-Architekt & DevOps

  • Neutralität: Keine Tool-Provision, keine Herstellerbindung

  • Klartext statt Hype: Wir zeigen, was sich lohnt – und was nicht

Warum Onboarding & Offboarding jetzt entscheidend sind

Der deutsche Mittelstand steht vor einem stillen Umbruch:

Jahrgänge der Babyboomer gehen in Rente, Wissen verschwindet, während gleichzeitig die Wechselrate junger Fachkräfte steigt.

Teams werden internationaler, hybrider und verteilter – und damit komplexer in der Einarbeitung.

Was das bedeutet:

  • Ohne sauberes Onboarding bleibt Produktivität monatelang hinter den Möglichkeiten.

  • Ohne sauberes Offboarding verliert das Unternehmen Wissen, Dokumentation und oft auch Datensicherheit.

  • Jeder Abgang ohne Prozess kostet – Zeit, Vertrauen und im schlimmsten Fall Kunden.

Mit KI-gestützten Prozessen lassen sich Wissen, Aufgaben und Zugänge automatisiert steuern – sodass Übergaben sicher, nachvollziehbar und messbar werden.